درک امور مالی کسب و کارها

اگر تا حالا یک مسابقه تنیس را تماشا نکرده باشید و در یکی از مهترین مسابقات تنیس جهان به عنوان تماشاچی شرکت کنید آیا می‌توانید تابلوی امتیازات را درک کنید؟

به طور حتم این اعداد برای شما غریبه خواهد بود و درک امتیازات بازیکن‌ها را دشوار خواهد کرد و ممکن است موجب نتیجه گیری نادرست شود. اما با کمی توضیح، درک تابلوی امتیازات تا حدودی آسان خواهد شد و کم کم متوجه خواهید شد که در بازی چه دارد می‌گذرد و از همه مهمتر چه کسی دارد می‌برد.

کارآفرینان به طور طبیعی عادت دارند تمام تمرکز خود را بر روی اصلی ترین کار کسب و کارشان بگذارند. مثلا تولید یک محصول و فروش آن، و یا طراحی روش‌های ارائه یک خدمت جدید. آن‌ها آنقدر درگیر جزئیات کار تولیدی یا خدماتی خود می‌شود که بسیاری از موارد مهم در کسب و کارشان را بی توجه، رها می‌کنند. بعضی وقت ها از تعدادی از دوستانی که در حال کار و فعالیت در کسب و کارها نوپای خودشان هستند می‌پرسم که مثلا درآمد ماه گذشته شما از کجا بوجود آمده یا هزینه‌های عمومی و اداری شما چه مقدار است، برخی پاسخی ندارند و برخی هم تنها بر اساس حدس و گمان پاسخ می‌دهند.

تعداد زیادی کسب و کار هستند که فروش بالایی در ماه دارند و به درآمد زایی رسیده اند اما هرآنچه که درمی آورند را برای پوشش هزینه های تولید و دستمزد و مواد اولیه و … خرج می کنند و بازهم برای اینکه بتواند خود را سرپا نگه دارد نیاز به پول بیشتر دارند. صاحب این گونه کسب و کارهایی اگر چشمش را بر روی واقعیت های کسب وکارش که در اعداد و ارقام گزارشات مالی آن منعکس می شود، ببندد، و تنها به قسمت شیرین داستان یعنی فروش بالا توجه کند، به زودی ممکن است شکست بخورد. اما اگر گزارشات سود و زیان، و تراکنش های مالی را بررسی کند می تواند راه کاری برای آن وضعیت پیدا کند. برای مثال، سرعت فروشش را مدتی کم کند و در عوض بر روی نقد کردن چک ها و تسویه بدهی های مشتریان، و همچنین کاهش هزینه ها تمرکز کند تا جریان نقدینگی از حالت منفی (هزینه ها بیشتر از درآمد) به صفر و کم کم به مثبت تغییر کند.

مسائل مالی در یک کسب و کار همانند خط کش عمل می‌کنند. یعنی در واقع ابزارهایی هستند برای کمک به یک کارآفرین برای سنجش میزان سلامتی کسب و کارش در بازه‌های زمانی متفاوت.

به عقیده‌ی نویسندگان کتاب «امور مالی بدون ترس» (William S. Hettinger و John Dolan-Heitlinger) دروازه‌ی کسب درآمد بیشتر برای کارآفرین در مسیر توجه به اعدادِ درج شده بر روی صفحات گزارشات مالی کسب و کارش قرار دارد.

اگر شما به عنوان یک کارآفرین اعداد و ارقام مالی خود را درک کنید، کسب و کارتان را بهتر درک خواهید کرد. و در نتیجه می‌توانید کنترل کسب و کار خود را در دست بگیرید. ممکن است تصور کنید که کارهای امور مالی پیچیده و ترسناک است اما در واقع آنقدرها هم که به نظر می رسد سخت نیست. متاسفانه تعداد زیادی از کسب و کارها در حال حاضر وجود دارند که از نظر مالی بیمارند  اما به دلیل اینکه صاحبان آن‌ها توجهی به امور مالی ندارند، نمی توانند راه چاره ای را برای آن بیاندیشند و در نتیجه به تدریج – اغلب بدون اینکه دلیل اصلی‌اش را بدانند – ورشکسته می‌شوند. این یک حقیقت است که بی توجهی به صورت‌های مالی، چشمِ کارآفرین را بر روی حقایق کسب و کارش خواهد بست.

سه گزارش مالی بسیار مهم برای کارآفرینان به شرح زیر است:

• ترازنامه (بیلان) که سه قلم اطلاعاتی دارایی ها، بدهی ها و سرمایه را در پایان یک دوره مالی و یا در پایان هر ماه نشان می دهد.
• صورتحساب سود و زیان: به زبان ساده صورت حسابی است که نشان می دهد در یک دوره مشخص چقدر درآمد داشته اید و چقدر خرج شده است.
• صورتحساب گردش نقدینگی: میزان پول رد و بدل شده در فعالیت های سرمایه گذاری و مالی مربوط به کسب و کارتان را به طور خلاصه نشان می دهد.

در اوایل راه اندازی یک کسب و کار، بیشتر از بقیه باید بر روی صورتحساب سود و زیان تمرکز شود چراکه به کارآفرین کمک خواهد کرد تا بداند فعالیت ها و محصولات درآمدزا کدامند و چه کارهایی بیشتر از همه هزینه بر هستند. به این ترتیب کارآفرین از خود باید بپرسد که چه کاری می تواند برای کاهش هزینه ها و افزایش درآمد انجام دهد؟

یک کارآفرین از ابتدای راه اندازی کسب و کار خود باید هزینه ها را کنترل کند. تک تک هزینه ها باید ثبت شوند و از آنجایی که هر یک هزارتومانی ایی که در یک استارتاپ خرج می شود مهم است، کارآفرین باید به دقت بررسی و تحقیق کند که آیا صرف آن هزینه واقعا لازم است و همچنین آیا راه دیگری می تواند بیابد که کار مورد نظر را با هزینه ای کمتر انجام شود؟

یکی از دلایل اصلی شکست استارتاپ ها با توجه به اینکه زمان زیادی طول خواهد کشید که به درآمدزایی برسند، خرج شدن همه سرمایه و در نتیجه، بی پولی است. پس بهتر است از ابتدا نیم نگاهی هم به نقطه سربه سری، یعنی زمانی که از آن به بعد درآمد شما از مخارجتان بیشتر خواهد شد، داشته باشید.

مهمترین اعداد و ارقام مالی که شما به عنوان صاحب کسب و کار باید بدانید تا بتوانید مسائل مالی را بهتر اداره کنید عبارتند از:

1. سرمایه در گردش: در حقیقت سرمایه نقد شماست که از مابه التفاوت دارایی جاری و بدهی جاری بدست می آید و پولی است که شما با آن امورات روزانه از قبیل تولید یا واردات و هرگونه تجارت دیگر را انجام می دهید. اگر به ازای یک هزارتومان بدهی، 1.5 تا 2 هزارتومان دارایی داشته باشید، میزان سرمایه در گردش شما مناسب است.

2. درآمدها: از میزان فروشتان در بازه های ماهانه، فصلی و از ابتدای سال تا کنون اطلاع داشته باشید و آن را با برنامه ها و پیش بینی هایتان مقایسه کنید.

3. سود ناخالص: با کم کردن هزینه تولید محصول یا ارائه خدمت از درآمد، سود ناخالص بدست می آید. اگر 50 درصد یا بیشتر از میزان فروش شما پس از کم کردن هزینه های مستقیم و اصلی تولید، برایتان باقی بماند، مناسب است.

4. حاشیه سود: جمع همه هزینه های اداری و عمومی را از سودناخالص کم کنید و حاصل را بر مقدار فروشتان تقسیم کنید. عددی که بدست می آید، به شما خواهد گفت که کسب و کار شما به چه میزان سود ده است. اگر این عدد منفی باشد شما دارید ضرر می کنید. باید تلاش کنید این عدد را در حد و یا بهتر از رقبایتان نگه دارد. مثلا اگر حاشیه سود معمول در حوزه کسب و کار شما 10 درصد باشد، و مال شما 5 درصد است، این یعنی کسب و کار شما به نسبت رقبایتان خوب نیست و باید تلاش کنید راه های بهتری را برای بهینه کردن حاشیه سود خود بیابید.

5. هزینه های اداری و عمومی: کارآفرین تا اندازه زیادی نسبت به این هزینه ها اختیار و کنترل دارد. او باید این اعداد و ارقام را درک کنید و آن ها را زیر نظر بگیرد و بر طبق شرایط کسب و کار، آن ها را کم و زیاد کند.

این هزینه ها، شامل موارد زیر می شوند:

1. دستمزد: یکی از بیشترین هزینه های هر کسب و کار است. که گاهی لازم است تا با توجه به وضعیت اقتصادی جامعه و وضعیت مالی کسب و کار، کاهش یابد. البته این کار، ممکن است موجب نارضایتی کارکنان شود اما گاهی برای حفظ یک کسب و کار، صاحب آن، ناچار است چنین تصمیمات دشواری را بگیرد.

2. هزینه های بازاریابی و بازارسازی: بیشترین مقدار هزینه های بازاریابی اغلب مربوط است به تبلیغات. یک کارآفرین باید بتواند فروشش را با افزایش هزینه برای تبلیغات، بالا ببرد. اگر هزینه های بالایی برای تبلیغات انجام شد اما فروش بیشتر نشد این یعنی یک جای کارِ روش های تبلیغات شما می لنگد. با مقایسه کردن و زیرنظر داشتن  فروش به نسبت هزینه تبلیغات، می توان میزان تاثیرگذاری و موفقیت تبلیغات را فهمید.

3. هزینه های تحقیق و توسعه: اثربخشی فعالیت های تحقیق و توسعه را نمی توان مثلا مانند تبلیغات به آسانی سنجید. اما یک مدیر و کارآفرین هوشیار بودجه ای را بر اساس بررسی ها و تجربه هایش برای رسیدن به یک هدف مشخص، اختصاص می دهد و در دوره های زمانی مختلف میزان پیشرفت کار را به نسبت بودجه ی خرج شده بررسی می کند و اگر نیاز بود بودجه را افزایش یا کاهش می دهد.

می توان نتیجه گرفت که کارآفرینانی که اعداد و ارقام کسب و کارشان را می دانند به نسبت سایرین، برتری دارند. همانطور که گفته شد داشتن توانایی درک داستان پشت این اعداد می تواند یکی از عوامل مهم موفقیت یک کسب و کار باشد. همچنین، سرمایه گذاران بیشتر از دیگران، به کارآفرینانی توجه می کنند که به مسائل مالی کسب و کارشان آگاه هستند. چرا که با پرسیدن چند سوال مشخص می توانند وضعیت سلامت کسب و کار را درک کنند و به سرعت برای سرمایه گذاری تصمیم بگیرند.